Mail Merge: Pengertian, Manfaat dan Cara Membuatnya
Mail Merge: Pengertian, Manfaat dan Cara Membuatnya
Bagi yang belum mengetahui, mail merge adalah sebuah surat yang dikirimkan ke banyak orang atau banyak penerima dengan isi yang sama. Istilah ini juga sering disebut sebagai surat massal. Salah satu condohnya adalah surat undanga, surat surat tagihan atau bahkan promosi.
Dari penjelasan pengertiannya saja sudah cukup menjelaskan apa itu mail merge, dan bagaimana penggunaannya.
Manfaat dan Fungsi Mail Merge
Mengingat kebutuhannya, tentuya akan ada manfaat dan fungsi mail merge tersebut. Adapun fungsinya adalah:
- Membuat Dokumen yang Isinya Sama
Sudah diketahui bahw mail merge memang berfungsi untuk membuat dokumen yang isinya sama dalam jumlah banyak, karena akan dikirim pada banyak tujuan.
- Mengirim Ke Banyak Penerima Secara Cepat
Dengan adanya mail merge, maka selain membuatnya Anda juga bisa mengirim massal ke banyak tujuan dlam waktu yang relatif cepat.
- Dapat Membuat Selain Surat
Fungsi lainnya bukan hanya bisa bermanfaat untuk membuat surat, tapi Anda juga bisa membuat sertifikat, amplop, proposal, surat penawaran barang dengan cara yang sama dan banyak lagi jenis lainnya.
- Memudahkan Membuat dan Mengirim Surat dengan Efektif
Sudah bisa dipastikan kemudahan yang diberikan mail merge dari fungsinya akan membuat Anda bekerja lebih praktis dan efektif tanpa membuang waktu banyak.
Peran Mail Merge Pada Aplikasi Word
Perlu diketahui, mail merge sangat bermanfaat dan mempunyai peran sendiri terhadap microsift office. Fungsi dari fasilitas mail merge pada microsoft word adalah ada beberapa poin penting, diantaranya adalah mempermudah pekerjaan membuat dokumen data pada aplikasi microsoft word tersebut melalui banyak fitur.
Cara Membuat Mail Merge
Jika sudah mengetahui definisi dan fungsinya, tentu setelah itu adalah cara membuatnya. Dimana cara membuat mail merge sebenarnya tidak sulit. Yaitu, dengan cara:
- Siapkan Dokumen
Hal yang pertama tentunya Anda harus menyiapkan dokumennya terlebih dulu, yaitu dokumen yang akan dibuat dalam bentuk apa beserta tujuannya secara lengkap. Dokumen utama juga sudah harus dilengkapi dengan data pendukung.
- Buat Dengan Microsoft Word
Setelah data dan dokumen yang akan dibuat siap, maka Anda bisa memulai dengan menggunakan dan membuka aplikasi word. Caranya:
- Buat Kerangka surat atau undangannya
- Buka dokumen yang sudah Anda buat dan akses ke menu mailing
- Klik drop down pada start mail merge dan pilih step by step mail merge wizard
- Akan muncul jendela mail merge, dan pilih tipe dokumen yang akan dipakai
- Setelah muncul jendela pemilihan dokumen, pilih ‘use current document’.
- Memilih dokumen data yang berisi data informasi penerima dokumen
- Klik browse untuk memilih dokumen data yang digunakan.
- Muncul data yang ada di dokumen, maka klik Ok jika sudah sesuai
- Klik next untuk melanjutkan penulisan dan pengiriman dokumen
- Edit dokumen, yaitu pengisian nama dan alamat penerima
- Pilih field yang sesuai dengan yang diinput, pada saat muncul list field
- Akan muncul karakter tambahan jika field sudah diisi
- Jika input field merge selesai, klik next
- Lakukan preview pada setiap dokumen untuk mengecek kesalahan
- Klik completed untuk menyelesaikan proses mail merge jika sudah selesai
- Lakukan proses pengiriman email dokumen dengan mengklik ‘finish and merge’ dilanjutkan dengan klik ‘send email message’
- Pilih field yang berisi daftar akun email, isi subjek email dan klik ok untuk mengirim
Cukup mudah bukan membuat mail merge, dan tentunya sangat bermanfaat untuk membantu pekerjaan Anda. Oleh karena itu, manfaatkanlah mail merge untuk membuat Anda menjadi lebih praktis.
